Le courriel fait aujourd'hui partie des modes de communication incontournables utilisés entre autres en milieu de travail. Parce qu'il est rapide et bref, il ressemble beaucoup à une conversation orale. Si la plupart d'entre nous avons d'ores et déjà assimilé les règles de bienséance qui régissent ce moyen de communication, bon nombre d'utilisateurs d'Internet oublient les règles de la communication par courriel (la nétiquette) qui relèvent finalement de la plus élémentaire politesse. Rappel de quelques-unes de ces règles.


Le ton d'un courriel est certes moins formel qu'une lettre écrite, mais négliger de respecter les règles de grammaire et d'orthographe n'est jamais une bonne idée. Souvenez-vous qu'un courriel est éternel. Veillez aussi à éviter toute familiarité inappropriée et à rester poli, sans pour autant faire appel à des formules alambiquées. Souvenez-vous en outre que d'écrire en majuscules donne l'impression que vous criez.


Un courriel, ça se rédige vite, ça part vite, ça arrive vite... et ça peut faire vite des dégâts. Prenez le temps de réfléchir avant d'écrire et avant de cliquer sur Envoyer, relisez ce que vous avez écrit pour être bien certain que votre courriel a une allure professionnelle. Et pour gérer les situations délicates, faites preuve d'un supplément de vigilance.


Soyez bref, clair et concis, faites des phrases courtes, utilisez le champ Objet pour résumer votre courriel et évitez les romans-fleuve. Rappelez-vous que le dossier Éléments supprimés est facilement accessible au destinataire...


Question d'éviter les bévues, vérifiez attentivement le ou les destinataire(s) avant d'envoyer votre courriel.


Parce que tout le monde n’a pas le même sens de l’humour, résistez à l'envie d'incorporer des blagues à vos missives.


Dévoiler l'adresse électronique d'une personne sans avoir obtenu sa permission constitue un manque de civilité. Prenez soin de placer les adresses en Bcc ou Cci lorsque vous envoyez un courriel à un nombre important de destinataires.


Abstenez-vous d'ajouter une personne à votre liste d'envoi sans avoir d'abord obtenu son consentement.


Si vous devez envoyer une pièce jointe particulièrement lourde (plusieurs mégaoctets), assurez-vous d'en aviser au préalable le destinataire.


Veillez à obtenir l'autorisation de l'auteur avant de faire suivre son courriel, surtout si ce dernier contient de l'information confidentielle.

Affectez une priorité à vos messages urgents uniquement. Si vous envoyez tous vos courriels en haute priorité, vous perdrez une partie de votre crédibilité.


Faites preuve de jugement avant d'utiliser la fonction Répondre à tous. Si le message que vous transmettez ne regarde qu'une seule personne et que de surcroît, il comporte des informations sensibles, il y a risque de fâcheuses conséquences.


Utilisez un moyen de communication plus approprié que le courriel (appel ou visite) lorsque la situation l'exige. Il y a des échanges complexes qu'il est plus difficile d'avoir par courriels interposés.