Lorsqu'un recruteur hésite entre deux candidats intéressants à la toute fin d'un processus d'embauche, une lettre de recommandation peut faire pencher la balance. À titre de superviseur ou de collègue, vous pourriez être appelé un jour ou l'autre à rédiger ce type de document. Bien que les règles de rédaction d'une lettre de recommandation ne soient pas incontournables, certains éléments clés ont tout intérêt à y être inclus.


On n'y échappe pas, un document bien structuré est composé d'un paragraphe d'introduction, du corps du texte et d'un paragraphe de conclusion.


Introduction

Dans le premier paragraphe de la lettre, en guise d'introduction, on devrait retrouver des renseignements d'ordre général, tels que la nature de la fonction qu'exerçait l'employé, le lien et la durée du lien avec son supérieur hiérarchique, les dates de début et de fin d'emploi, les principales tâches qui lui étaient attribuées et les projets qu'il a réalisés.


Évaluation du rendement

Dans le second paragraphe, l'auteur de la lettre présente une brève description de la personne en tant qu'employé : évaluation de son rendement en lien avec la réalisation de ses tâches, son degré de responsabilités, le niveau d'atteinte des résultats en rapport avec ses projets, ses caractéristiques positives, ses forces et la qualité des rapports entretenus, tant avec son superviseur qu'avec ses collègues.


Les exemples précis qui ont trait aux réalisations et au comportement de l'employé ajoutent de la valeur à la lettre de recommandation et permettent aux futurs recruteurs d'évaluer le candidat à l'aide d'éléments concrets Comment l'employé s'est-il démarqué dans ce projet spécifique? Sa contribution a-t-elle été avantageuse? Quelle a été la qualité de son leadership, de sa créativité, de sa façon de communiquer? Quelle influence a-t-il exercé auprès de ses pairs?


Il est également prudent d'éviter les éloges inconsidérés qui pourraient créer un doute dans l'esprit d'un éventuel employeur et atténuer l'intérêt d'un dossier de candidature. L'appréciation du rendement et des compétences de l'employé se doit donc de refléter la réalité. Une évaluation juste et nuancée de ses habiletés n'enlève rien de toute façon à leur valeur.


Qualités personnelles et motivation de la recommandation

La conclusion de la lettre de référence décrit l'employé dans son ensemble et fait ressortir ses qualités sur le plan plus personnel : était-il poli, responsable, rassembleur, original dans son approche, doté d'un sens de l'humour décapant?


Cette dernière section permet en outre à l'auteur de spécifier l'intérêt pour un employeur d'accueillir le candidat dans ses rangs et de ses perspectives de réussite.


Finalement, une présentation soignée de la lettre de recommandation fournit au destinataire une précieuse information quant au degré de professionnalisme de son auteur aussi bien que celui du candidat. En somme, faire une lettre qui attire l'attention, de la bonne façon.