Gestionnaire, qui n'a pas un jour protesté contre la réunion de travail hebdomadaire, souvent perçue par vos collaborateurs comme une perte de temps, une corvée qui n'apporte pas grand-chose au final. Puisqu'une réunion est un outil essentiel pour vous, autant faire en sorte qu'il donne le meilleur rendement possible. Petits trucs pour y parvenir.


Choisissez un horaire approprié – Convoquer son personnel à 18 h ou le vendredi après-midi? Mauvaise idée! Vous aurez du mal à retenir l'attention des participants et à les garder motivés, fatigués et pressés qu'ils seront de rentrer à la maison. Choisissez une journée et une heure où (à peu près) tout le monde est au sommet de sa forme.


Réduisez la durée de la rencontre – La capacité de concentration de la plupart des gens s'émousse après une heure. Veillez donc à ne pas enfermer les membres de votre équipe six heures d'affilée dans la salle de réunion, faute de quoi vous les perdrez tous en chemin. C'est rarement une bonne idée en outre de prévoir un repas en cours de réunion. On travaille ou on bouffe, pas les deux à la fois.


Utilisez le temps de réunion à bon escient – Vous voulez savoir lors d'une réunion pourquoi un projet ne s'est pas déroulé comme vous l'espériez? Vous risquez ainsi d'ouvrir la porte aux justifications, aux règlements de comptes, aux accusations stériles. Utilisez plutôt votre précieux temps pour favoriser la discussion en vue de trouver des solutions et de nouvelles méthodes pour perfectionner la mise en œuvre des projets à venir.


Ilustrez ou verbalisez vos propos, pas les deux en même temps – Comme il est extrêmement difficile de lire une information projetée par exemple sur un écran (présentation de type Powerpoint) et de vous écouter attentivement en même temps, assurez-vous de synthétiser l'information visuelle que vous souhaitez transmettre et évitez de la commenter au même moment. Les participants retiendront plus facilement et plus durablement l'information livrée.


Tolérez les bavardages entre voisins – Les conversations échangées entre les collaborateurs pendant que vous animez une rencontre peuvent être sources d'idées intéressantes qui ont trait au sujet en cours. Ne les interrompez donc pas systématiquement.


Ne clôturez pas la rencontre sans avoir pris de décisions – Tout le monde a bien discuté du ou des point(s) prévus à l'ordre du jour et vous vous apprêtez à conclure la réunion? Que se passera-t-il ensuite? Quelles décisions avez-vous prises? Qui est responsable de les appliquer? De quelle manière? Dans quels délais? Prenez le temps de clarifier et de mettre par écrit les réponses à ces quatre points essentiels.